Szövegszerkesztés
alapfokon
…avagy
dióhéjban a Word alapfunkcióiról
Lassan tényleg elérkezünk arra a pontra,
hogy a Microsoftnak részesedést kéne felajánlania nekem, a folyamatos
promózásért, de már nagyon régóta érett ez a cikk. Nevezzük így, bár igazság
szerint nem világot rengető témák vitára bocsátása a célom vele, hanem az, hogy
segítséget nyújtsak.
Általános tapasztalatom az, hogy a
bloggerek igen csekély százaléka ismeri a Wordöt. Persze, nyilván mindenki
tudja, hogy létezik, de azt például már kevesebben, hogy milyen rendkívül hasznos
funkciói vannak neki. Értelem szerűen, most nem azokra gondolok, hogy
körlevélírás, mert nyilván, ez is fontos, csak nem a mi szemszögünkből.
Számunkra sokkal lényegesebb a behúzás, a térköz, a sorköz, és a különbség a sortörés
és a bekezdés, illetve a kötőjel és a gondolatjel között.
Igen, jól sejtitek, alapfokú
szövegszerkesztési tanfolyam indul itt és most, ingyen és bérmentve. Nos,
vágjunk is bele, mert jó sok megbeszélni valónk van.
Az igényesen formázott szöveg
Alapkritérium az, hogy a szöveg sorkizárt legyen – folyószöveg esetén. Vers
esetében a középre zárást preferálom, és preferálja a szem, és a szépérzék. Itt
is kivételt képeznek persze az olyan versek, ahol versértelmezési szempontból
fontos az elrendezés, a vers alakja, de egyéb esetekben – és most korlátozzuk
magunkat erre – a helyesen formázott költemény középre van zárva.
Maradjunk az egybefüggő szövegeknél, és
ugorjunk is a formázás következő lépcsőjére, ez pedig a behúzás. Ez ugye azt
jelenti, hogy a bekezdés első sora beljebb kezdődik, mint a többi. A szöveg
olvashatóságát nagyban könnyíti, hogyha nem öt oldalt látok magam előtt
ömlesztve, hanem megszerkesztve, tagolva. Szintén ezt segítendő használjuk a
bekezdések közötti térközt, ami a két bekezdés távolságát jelenti, illetve a sorok
távolságának beállítására a sorközt.
Ezek egyébként nem nagy dolgok, olyannyira
nem, hogy egy nyersen begépelt szövegben maximum 3 percet vesz igénybe a
beállításuk. Azonban mielőtt ezek hogyanjába és miértjébe nézzünk meg még két
nagyon fontos dolgot!
Sortörés és bekezdéstagolás – mi a különbség?
Alapvetően a nevük eléggé beszédes, szóval
lehet következtetni. A bekezdéstagolással új bekezdést nyitunk, míg a
sortöréssel a bekezdésen belül egy új sorba kezdünk. Hogy mi ezzel a baj? Hogy
az a sor ugyanazt a formátumot kapja majd, amit a bekezdés. Magyarán mondva, az
első sor behúzása nem lesz meg – hiszen az a bekezdés első sorára vonatkozik,
mi pedig így nem kezdtünk új bekezdést.
Sortörést igazából elég ritkán használunk,
általában nekünk íróknak a bekezdéstagolásra van szükségünk. Ezt pedig a világ
legegyszerűbb dolga megtenni Wordben – ütünk egy entert. Nem kell
shift+enterezni, mert az bizony a sortörés beszúrásának a
billentyűkombinációja. Még egy érv az ellen, hogy sortörést használjunk a
bekezdések helyett – ha Wordben a sortörésekkel teli szöveget sorkizártra
állítod, akkor valóban egy egybefolyó massza lesz. Ugyanis a program
automatikusan kihúzza a sor végéig az utolsó sor néhány szavát. Szóval merjétek
leütni az entert önmagában!
Gondolatjel vs kötőjel
A kritikáinkban azt hiszem állandó elemmé
vált már a gondolatjel és a kötőjel közötti különbség taglalása. Kötőjelet
használunk összetett szavak írásánál (össze-vissza), illetve elválasztásnál
(lemen-tem). Gondolatjelet meg gyakorlatilag bármikor máskor – párbeszédek
írásánál – elsősorban itt –, közbeékelt megjegyzéseknél, szerzői
hozzátoldásoknál. A kötőjel ugye a rövid vonal (-) a gondolatjel, pedig a
hosszú vonal (–). Írásukban annyi a különbség, hogy gondolatjelet Wordben – és
csakis ott – tudunk írni, kétféle módon. Az egyik az, hogy a program Beszúrás fülén kiválasztjuk Szimbólum lehetőséget, és a legördülő
menüben a További szimbólumok fül
használatával kikeressük a hosszúgondolatjelet. Ez problémás és sokáig tartó
megoldás, sokkal egyszerűbb billentyűkombinációval beírni, ez pedig a ctrl plusz a numerikus billentyűzet mínusz jelének egyszerre történő
lenyomásával megoldható.
Egyébként a Word van annyira okos, hogy a
kötőjel előtt és után szöveg és szóköz van, akkor magától átírja gondolatjelre
a kérdéses kötőjelet. Egyedül a párbeszédek kezdésénél kell erre nekünk
odafigyelni – illetve az olyan szerzői hozzátoldásoknál, amikor a gondolatjelet
közvetlenül vessző követ, ilyenkor ugyanis nem írja át.
Még egy gondolat idefűzve:
A pont, a vessző, a kettőspont, a pontosvessző, a felkiáltójel és a kérdőjel
után mindig
van szóköz. Előttük soha.
Sorkizárás
A Word nagyon kedvesen ad egy rövid magyarázatot
a sorkizárásról, és mivel nagyon szimpatikus kis mondat, ezért leírom nektek
ide: „A szöveg egyenletes elosztása a
margók között. A sorkizárt szövegtől a dokumentum letisztult, éles széleket kap
és rendezettebbnek látszik.”
1. ábra |
2. ábra |
Hogyan
érhetjük el? Nos, nem bonyolítanám túl a dolgot, de
kezdjük az alapoktól, hogy van egy nyers, formázatlan szövegünk (1. ábra). Ha a teljes szöveget akarjuk
formázni, akkor ki kell jelölnünk az egész dokumentumot. Ennek a legegyszerűbb
módja az, ha billentyűkombinációval tesszük. Valahova a szövegbe
belekattintunk, majd a ctrl+a
billentyűkombinációt lenyomjuk, és máris ki van jelölve a teljes dokumentumunk.
Ezután a Kezdőlap fülre
zarándokolunk (bár jó eséllyel alapból ott vagyunk, ha nem vándoroltunk onnan
sehova). Itt található egy kis rész a Bekezdéseknek szentelve, itt pedig van
egy olyan kis piktogram, amin négy
egyforma hosszú vonal van (2. ábra, lila),
arra rákattintunk, és máris szépen rendezetten, sorkizártan figyel a szövegünk.
(3. ábra)
3. ábra |
Az első sor behúzása
Második lépésként folytassuk a behúzás
taglalásával. Azt, hogy ez mit jelent, már korábban megbeszéltük, de ismételjük
át – ugyebár a bekezdés első sora beljebb kezdődik, mint a többi. Tiszta sor,
ha kinyitunk egy könyvet, akkor is ez jön velünk szembe.
4. ábra |
5. ábra |
Ahhoz, hogy a bekezdést bárhogy is
formázni tudjuk, először is ki kell jelölnünk a szöveget – ezt az előbb
megtanultuk, hogy a ctrl+a kombinációval tehetjük meg. Ez után a Kezdőlap fülön (4. ábra, zöld) található
Bekezdés opciót (4. ábra, narancs)
kell kiválasztanunk, és itt a jobboldali kis nyilas-sarokra (4. ábra, kék)
kattintani. A felugró panelen a Behúzás
részben (5. ábra, zöld) fogunk
állítani. Az első oszloppal nem kell foglalkozni, számukra nem lényeges, ami
fontos, az Típusa legördíthető menü (5. ábra, piros). Itt kiválasztjuk, hogy
Első sor, majd a mellette levő számértéket
(5. ábra, narancs) beállítjuk 0,5
cm-re. Majd a kis párbeszédpanel alján lévő OK gombra (5. ábra, rózsaszín)
kattintunk, és meg is vannak a behúzásaink. (6.
ábra)
6. ábra |
Térköz és sorköz
Mi
célt szolgál? Nos, akárcsak minden eddig tanult
dolognak, a térköz beállításának is a könnyebb olvashatóság elősegítése a
célja. Elkülönülnek általa a bekezdések, és nem kell üres entereket nyomogatni.
Ki nem állhatom az üres entereket. Amatőr.
7. ábra |
Hogyan
állítsunk be a szövegünkre térközt? Akárcsak eddig mindig,
most is a ctrl+a billentyűkombinációt
használva kijelöljük az egész szövegünket. Ismét a kezdőlap fülre váltunk, és a
Bekezdés opciót választjuk, majd kinyitjuk az előző részben megismert
bekezdésablakot. Ezúttal a térköz részre
(7. ábra, zöld) lesz szükségünk. Nem
egy nagy ördöngősség, a nyilakat használva beállítjuk, hogy előtte 0 pt legyen,
utána pedig 6 pt vagy 12 pt. (7. ábra,
narancs) Jó eséllyel lesz beírva valamilyen formázást, de azt egészen
nyugodtan állítsuk át (nem is tudom, hogy honnan szedték ezt az alap 10pt-s
térközt a Microsoftnál, na mindegy). De ha már itt vagyunk, akkor a sorközt is beállíthatjuk. (7. ábra, piros) A sorköz valószínűleg
szintén többszörösre lesz állítva,
de ezzel mit sem törődünk, beállítjuk olyanra, amilyen szeretnénk. Én általában
szimpla vagy másfeles sorközt
használok (7. ábra, kék), de
döntsétek el, próbálgassátok, tapasztaljátok ki, hogy nektek mi szimpatikus. Miután
mindennel megvagyunk, az OK gombra kattintunk (7. ábra, rózsaszín), és már kész is van az egész szövegre terjedő térközünk
és sorközünk. (8. ábra)
8. ábra |
És most vessünk egy pillantást arra, hogy
milyen volt a formázatlan, és milyen a formázott szövegünk. Ugye, hogy
mennyivel jobban és tisztábban olvasható így? És higgyétek el, hogy ha
belejöttök, akkor nagyjából kettő percet fog igénybe venni az, hogy ezeket
beállítsátok, és rengeteget dob a külsőn, mert tényleg sokkal-sokkal
áttekinthetőbb, szebb és esztétikusabb. Ráadásul, még ha nem is Wordben írtok –
bár én javaslom, mert a helyesírás-ellenőrzője többnyire helyes –, de ha
Bloggerből átmásoljátok ide közzététel előtt, akkor rögtön alápirosoz mindent,
ami szerinte nem helyes. Szóval használjátok bátran a Wordöt, mert most már
mindenki számára ingyen letölthető, akinek van érvényes tanulói jogviszonya. És
ha bármi kérdésetek van akár a formázással, akár a letöltéssel, akár bármi
mással kapcsolatban, problémába ütköztetek, vagy bármi, akkor dobjatok egy
e-mailt, vagy írjatok hozzászólást, vagy kérdezzetek a chat-en! :)